こんにちは、マルキ(@maruki40)です。
「ファイルを探していたら1時間以上かかってしまった…」
仕事でPCと向き合う時間が多く、忘れっぽい性格。
これまで何十時間も無駄にしてきました。
しかし、今ではファイル探しに時間をかけることはほぼなくなりました。
ある本をきっかけにフォルダ・ファイル名の付け方ルールを徹底したのです。
その本とは、グラフィックデザイナーの佐藤可士和さんが書かれた、
「佐藤可士和の超整理術」です。
これまでユニクロ、GU、ヤンマーなど、名だたる企業のロゴやCI（コーポレート・アイデンティティ）デザインを手がけてきた佐藤可士和さん。
日本でも有数のグラフィックデザイナーです。
そんな佐藤可士和さんが心がけているフォルダ・ファイル名の付け方ルールは以下の３つ。
例えばユニクロのプロジェクトに関するファイルなら「UNIQLO_001」。
ポイントは「ファイルは増えていく」という前提で付けること。「UNIQLO_01」にしてしまうとファイル数は99までになってしまいます。
「プロジェクト名+番号」はフォルダ・ファイル名の付け方ルールの基本になります。
例えばフォルダを作る場合、「702id_DoCoMo」と「ドコモ_kids」では統一感がありません。
「DoCoMo_702id」「DoCoMo_kids」と表記を統一すれば検索しやすくなる。
特にプロジェクト名はフォルダ・ファイル名、両方に使われることが多いので表記の統一はマストです。
せっかくフォルダやファイル名を統一しても、フォルダ内にたくさんのファイルがあったら見つけにくくなります。
「組織においてきちんと目を配れる部下の数は3〜8人。フォルダ内のファイル数もそれと同じ」
と佐藤可士和さん。
本書には書いていませんが、「スパン・オブ・コントロール」という考え方では「1人の管理職に対して、5名～7名の部下が望ましい」と言われています。
佐藤可士和さんのフォルダ・ファイル名の付け方ルールをもとに、試行錯誤しながらたどり着いたおすすめの方法をシェアします。
おすすめのフォルダ名の付け方ルールは以下の通りです。
「プロジェクト(またはクライアント)名の頭文字 + 業務区分 +日付(yymm) 」
例えば、クライアントA社の業務に関するフォルダを整理する場合。
最上位のフォルダ名：A
A社の業務区分に名前を付けます。
例えば広告なら「ad」、オペレーションなら「op」など。
２番目のフォルダ名：A >A-ad
さらにそれぞれの広告ごとの年・月をつけます。
例えば2020年4月に実施した広告なら「2004」です。
3番目のフォルダ名：A > A-ad > A-ad-2004
フォルダの階層は深くなりすぎないよう、4〜5階層にしておくのがおすすめです。
ファイル名はフォルダ名に付け加えて作成します。
まずは日付。
フォルダ名は「年＋月(yymm)」ですが、ファイル名は日にちまで入れて「年＋月＋日(yymmdd)」とします。
さらに、その後にどんなファイルかを理解できように具体的なファイル内容を日本語でくっつけます。
「プロジェクト(またはクライアント)名の頭文字 + 業務区分 +日付(yymmdd) +ファイルの内容」
例えば、「A社の広告業務で2020年4月5日付けの折込チラシ原稿(PDFファイル)」であれば、
A-ad-200405-折込チラシ原稿.pdf
となります。
先ほどの例をフォルダから表現すると、
A > A-ad > A-ad-2004 > A-ad-200405-折込チラシ原稿.pdf
日々ファイルが増え続けていきますが、今のところ、この付け方で問題なく乗りきっています。
フォルダ・ファイル名の付け方ルールでお悩みの方に「これくらいならできそう…」と思っていただけたら嬉しいです。
