「ファイルを探していたら1時間以上かかってしまった…」なんてこと、ありますよね。
仕事でPCと向き合う時間が多く、忘れっぽい性格。
これまで何十時間も無駄にしてきました。
ある本をきっかけにファイル名・フォルダ名の付け方ルールを決めて以来、ファイル探しにかかる時間が大幅に減少。
その本とは、グラフィックデザイナーの佐藤可士和さんが書かれた、
「佐藤可士和の超整理術」です。
ファイル名・フォルダ名の基本ルール例
ファイル名やフォルダ名の基本ルール、よく言われているのは以下のような内容です。
- スペースや特殊文字を使用しない
※スペースはアンダーバー(_)やハイフン(-)で置き換える - 英数字と記号は半角を使用する
- ファイル名は具体的で、内容を示すようにする
- フォルダ名はカテゴリごとに分類する
これらを前提として、ファイル名・フォルダ名の付け方ルールを考えてみます。
佐藤可士和さんのファイル名・フォルダ名の付け方ルールとは？
これまでユニクロ、GU、ヤンマーなど、名だたる企業のロゴやCI（コーポレート・アイデンティティ）デザインを手がけてきた佐藤可士和さん。
日本でも有数のグラフィックデザイナーです。
そんな佐藤可士和さんが心がけているファイル名・フォルダ名の付け方ルールは以下の３つ。
1. 使い勝手の良いネーミング
例えばユニクロのプロジェクトに関するファイルなら「UNIQLO_001」。
ポイントは「ファイルは増えていく」前提で付けること。「UNIQLO_01」にしてしまうとファイル数は99までになってしまいます。
「プロジェクト名+番号」はファイル名・フォルダ名の付け方ルールの基本になります。
2. 表記(半角、全角、カタカナ、ひらがな)を統一
例えばフォルダを作る場合、「702id_DoCoMo」と「ドコモ_kids」では統一感がありません。
「DoCoMo_702id」「DoCoMo_kids」と表記を統一すれば検索しやすくなる。
特にファイル名・フォルダ名、両方に使われることが多いプロジェクト名は表記を統一することが重要です。
3. フォルダ内のファイル数は多くても10個まで
せっかくファイル名・フォルダ名を統一しても、フォルダ内にたくさんのファイルがあったら見つけにくくなります。
「組織においてきちんと目を配れる部下の数は3〜8人。フォルダ内のファイル数もそれと同じ。」
と佐藤可士和さん。
本書には書いていませんが、「スパン・オブ・コントロール」という考え方では「1人の管理職に対して、5名～7名の部下が望ましい」と言われています。
試行錯誤してたどり着いたファイル名・フォルダ名の付け方ルール
佐藤可士和さんのファイル名・フォルダ名の付け方ルールをもとに、試行錯誤しながらたどり着いたおすすめの方法をシェアします。
フォルダ名の付け方ルール
おすすめのフォルダ名の付け方ルールは以下の通りです。
「プロジェクト(またはクライアント)名の頭文字 + 業務区分 +日付(yymm) 」
例えば、クライアントA社の業務に関するフォルダを整理する場合。
最上位のフォルダ名：A
A社の業務区分に名前を付けます。
例えば広告なら「ad」、オペレーションなら「op」など。
２番目のフォルダ名：A >A-ad
さらにそれぞれの広告ごとの年・月をつけます。
例えば2022年4月に実施した広告なら「2204」です。
3番目のフォルダ名：A > A-ad > A-ad-2204
フォルダの階層は深くなりすぎないよう、3〜4階層くらいにしておくのがおすすめです。
ファイル名の付け方ルール
ファイル名はフォルダ名に付け加えて作成します。
まずは日付。
フォルダ名は「年＋月(yymm)」ですが、ファイル名は日にちまで入れて「年＋月＋日(yymmdd)」とします。
さらに、その後にどんなファイルかを理解できるように具体的なファイル内容を日本語でくっつけます。
「プロジェクト(またはクライアント)名の頭文字 + 業務区分 +日付(yymmdd) +ファイルの内容」
例えば、「A社の広告業務で2022年4月5日付けの折込チラシ原稿(PDFファイル)」であれば、
A-ad-220405-折込チラシ原稿.pdf
となります。
フォルダ階層をなくしてファイル全体を俯瞰する場合
「フォルダ階層ができると整理しにくくなる」
「ファイル全体が見渡せないのが気持ち悪い」
と感じる方もいらっしゃると思います。
その場合は、フォルダ階層をなくして時系列で並べてしまう方法もアリ。
「プロジェクト(またはクライアント)名の頭文字 + 日付(yymmdd) + (業務区分) +ファイルの内容」
でも十分整理できます。（業務区分は必要に応じて付ける）
実際、プロジェクトやクライアント業務には大小があります。
大きなプロジェクトやクライアント業務の場合は、業務区分を加えたファイル名、
小さい場合は時系列を優先するファイル名、と使い分けるのがおすすめです。
ファイル名・フォルダ名の付け方ルールのまとめ
先ほどの例をフォルダから表現すると、
A > A-ad > A-ad-2204 > A-ad-220405-折込チラシ原稿.pdf
あるいはフォルダ階層をなくしてファイル全体を俯瞰したい場合は、
A > A-220405-折込チラシ原稿.pdf
（業務区分をつける場合は A-ad-220405-折込チラシ原稿.pdf）
日々ファイルが増え続けていきますが、今のところ、この付け方で問題なく乗りきっています。
フォルダ・ファイル名の付け方ルールでお悩みの方に「これくらいならできそう…」と思っていただけたら嬉しいです。
「佐藤可士和の超整理術」は私が買った当時は単行本で1,500円でしたが、今は安くてお得なKindle版がおすすめです。
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とくに仕事で資料作りをしている方は教科書的に持っておくと役立ちます。
