で、何が言いたいの?と言われがちな人向け「話を的確に簡潔に説明するコツ」とは?

こんにちは、マルキ(@maruki40)です。

仕事で「マルキさんの説明はわかりやすい」と言ってもらえることがたまにあります。

とても嬉しいのですが、全否定したくもなります。

なぜなら、以前は「で、何が言いたいの?」と言われまくっていたからです。

会議や打ち合わせで的確に簡潔に伝えたい。
上司や部下にも的確に簡潔に伝えたい。

自分なりに試行錯誤してようやく実感できるようになったコツをシェアします。

同じように悩んでいる方のお役に立てばうれしいです。

話を的確に簡潔に説明する3つのコツ

私が実感している伝えたいことを的確に簡潔に伝えるコツは、3つです。

コツ① 整理できていないまま、すぐに説明しない

以前の自分は、頭の中が整理できていないまま、説明していました。

ポイントが自分でも見えていないので、当然、相手にも伝わりません。



「つまりこういうことだよね?」「あ、それです!」

こんなやり取りを何度も繰り返してきました。


自分の説明が相手の時間や体力気力を消耗させてしまう心苦しさ。


そんな自分を変えるために最初に決めたのは、


整理できていないまま、すぐに説明しない


でした。

最初にこれを決めておけば、焦って説明する必要はなくなります。

すぐに説明を求められても、

「今、頭の中整理してるのであとでお伝えします」

と正直に言えば、たいていの場合は大丈夫。

「的確・簡潔に説明する」第一歩だと感じています。

コツ② 結論を探す

すぐに話さないことに成功したら、結論を探します。

相手に一番伝えるべきことは何か

伝えることで、相手にどうなってほしいのか
(知ってもらうだけでいいのか、判断してほしいのか、協力してほしいのか、など)

それを自分が腹落ちする言葉で説明できるまで、考えます。


たとえば、クライアントからの減額要求を上司に伝える場合。

上司に伝えるべきこと:
・減額要求の事実と、今後の対応について

上司にどうなってほしいのか:
・今後の対応の方向性を承認してほしい

が結論になります。

コツ③ 結論、理由、具体例の順で説明する

結論が決まったら、相手がわかりやすい方法で伝えます。

その方法とは、1.結論2.理由3.具体例の順で伝えること。

先ほどの例でいうと、

1.結論:
・減額要求があり、今後の対応として新しい施策を提案したい

2.理由:
・クライアントとの信頼関係はできている
・今まで温めていた施策を提案できるチャンス

3.具体例:
・減額を要求の7割にしてもらう。
・その代わり、残り3割分の稼働はこちらで負担し、新しい施策に取り組ませてもらう。
・新しい施策は成果報酬型とし、クライアントのリスクを下げる。

といった順番で説明します。

PREP(プレップ)法について

上記とは少し異なりますが、的確に簡潔に説明する方法として、一般的にはPREP(プレップ)法が知られています。

PREPとは、P(Point:結論)R(Reason:理由)E(Example:例)P(Point:結論) のこと。

最初に結論を伝え、次に理由、その次に具体例、そして最後にまた結論を伝える。

上司への報告、会議での説明、プレゼン…ビジネスシーンのあらゆる場面で役に立つ「型」です。


逆にプライベートで PREP法を使う際は注意が必要です。

分かりやすい反面距離感が出てしまうため、使う相手やシーンに応じて「どうしても必要なときに使う」くらいがちょうどよいと思います。

【話を的確に簡潔に説明するコツのまとめ

相手に的確に簡潔に伝えることは、仕事の土台。

話を聞いた相手がすぐに理解でき、次の行動を的確に判断できる伝え方ができたら、仕事もスムーズに進み、相手にも喜んでもらえます。

「で、何が言いたいの?」と言われがちな方はぜひ試してみてください。