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結論から話すことができない人にオススメ。「人にわかりやすく説明するコツ」とは?仕事やブログライティングにも役立つスキル

マルキ
マルキ

こんにちは、マルキ(@mrkblog)です。
「結論から話すことができない」「人に説明するコツがわからない」が悩みでした。

今では「マルキさんの説明はわかりやすい」と言ってもらえるようになりました(たまにですが)。

会議や打ち合わせで的確に簡潔に伝えたい。
上司や部下にも的確に簡潔に伝えたい。
もうこれ以上、「結論から話して」「で、何が言いたいの?」と言われたくない

そんな方に、マルキが試行錯誤して実感できるようになった「人にわかりやすく説明するコツ」をシェアします。

コツさえつかめば、仕事の場面だけじゃなく、文章を書く際にも役立つスキルになります。
同じように悩んでいる方のお役に立てばうれしいです。

「人にわかりやすく説明するコツ」とは?


マルキが意識している「人にわかりやすく説明するコツ」は、3つ。

コツ① 整理できていないまま、すぐに説明しない

以前の自分は、頭の中が整理できていないまま、説明していました。

「つまりこういうことだよね?」「あ、それ!」
こんなやり取りを何度も繰り返してきました。

自分がハラオチしていないので、当然相手にも伝わりません。
自分の説明が相手の時間や体力気力を消耗させてしまう心苦しさ

そんな自分を変えるために最初に決めたのは、
整理できていないまま、すぐに説明しない
でした。

すぐに説明を求められても、
今、頭の中を整理してるのであとで言います
と正直に言えば、たいていの場合は大丈夫。

これが最初の一歩です。

マルキ
マルキ

これさえ自分ルールにしてしまえば、焦って説明する必要はなくなります!

コツ② 結論を探す


整理できていないまま、すぐに説明しない
を自分ルールにしたら、次に意識するのは「結論を探す」です。

結論とは、
相手に一番伝えるべきことは何か
伝えることで、相手にどうなってほしいのか

(知ってもらうだけでいいのか、判断してほしいのか、協力してほしいのか、など)

それを自分が腹落ちする言葉で説明できるまで、考えます。

たとえば。

仕事でクライアントから減額要求があった場合。

結論もなく上司に報告したら「で、どうするの?」と質問されるだけ。
整理できていないまま、すぐに説明しない」のルールに従って、一旦考えます。

この時の結論は、

上司に伝えるべきこと:
①減額要求の事実と、今後の対応について

上司にどうなってほしいのか:
②自分が考えた今後の対応の方向性を承認してほしい

①と②の2つです。

マルキ
マルキ

自分はどうするか?(どうしたいか?)を考えて言語化することが大事。

コツ③ 結論、理由、具体例の順で説明する


結論が決まったら、相手がわかりやすい方法で伝えます。

相手がわかりやすい方法とは、1.結論、2.理由、3.具体例の順で伝えること。

先ほどの例でいうと、

1.結論:
・減額要求があり、今後の対応として新しい施策を提案したい

2.理由:
・クライアントとの信頼関係はできている
・今まで温めていた施策を提案できるチャンス

3.具体例:
・減額を要求の7割にしてもらう。
・その代わり、残り減らした3割分の稼働はこちらで負担し、新しい施策に取り組ませてもらう。
・新しい施策は成果報酬型とし、クライアントのリスクを下げる。


といった順番で説明します。

マルキ
マルキ

大きなかたまりを、徐々に細かくしていくイメージ。

PREP(プレップ)法について


上記とは少し異なりますが、わかりやすく説明する方法として、一般的にはPREP(プレップ)法が知られています。

PREPとは、P(Point:結論)R(Reason:理由)E(Example:例)P(Point:結論) のこと。

最初に結論を伝え、次に理由、その次に具体例、そして最後にまた結論を伝える。

上司への報告、会議での説明、プレゼン…などのビジネスシーンや、ブログなど文章を書く際にも役立つ「型」です。

逆にプライベートで PREP法を使う際は要注意。

PREP法は分かりやすく説明できる反面、普段の会話で使うと、相手と心理的距離ができてしまいます。

ちょっとした集まりで意見を言う場面など、「どうしても必要なときに使う」程度に意識しておけばOKです。

人にわかりやすく説明できるようになる、オススメの習慣


「なるほど理屈はわかった、じゃあそれができるようになる近道は?」
と思われている方にオススメしたい習慣が、通勤通学の隙間時間にお気に入りの人の話をポッドキャストを聴く、です。

マルキは「ああ、この人の話、わかりやすいし面白いなあ。こんな風に話せたらいいなあ。」という人のポッドキャストを通勤時に繰り返し聴いています。

例えば、10X(テンエックス)というスタートアップ企業の代表、矢本氏が発信している「Zero Topic」の、このエピソード。
ラクスルの福島さんという方との対談です。

まるでテニスのラリーのように、話をわかりやすく整理し、分解しながら会話をされています
横文字が多く、最初聴いた時には半分も理解できませんでしたが、

マルキ
マルキ

(この人たちの頭の中を理解したい…
どうしたらこんな会話のラリーができるんだ?)

の好奇心で繰り返し聴きました。
すると、会話の構造や組み立て方が理解できるように。

マルキが仕事でやり取りしている外資系クライアントさんに同じような話し方をする担当者さん(めちゃくちゃ頭がキレるタイプ)がいます。
苦手意識を持っていたのですが、その方とも会話のラリーができるようになりました。

マルキ
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ちなみにどのくらい聴きこんだかというと、1ヶ月間で約50回。
ほぼ1ヶ月間、通勤の行き帰りに1回ずつ、このエピソードばかり聴いていました。

【人にわかりやすく説明するコツのまとめ


仕事でもプライベートでも、人にわかりやすく説明できるようになると、会話がラクになります

話を聞いた相手がすぐに理解できる。
話を聞いた相手が自分はどうすれば良いか、判断できる。


過去のマルキのように、

「言っていることがよくわからない」
「で、何が言いたいの?」

と言われがちな人は、早めに身につけておくことをオススメします。

そして、

「仕事などで会話をするのが苦手」
「知らない人との会話がぜんぜん持たない。盛り上がらない。」


と悩んでいる方にオススメなのがこの本。

45のメソッドが紹介されていて、
「一流はここまでやるのか!ここを大事にするのか!」
の気づきが満載。

会話スキルは一生もの。
一度身につけてしまえば人生が数段楽になります